Van voicerecorder tot leren delegeren
‘Een zeer geslaagde dag. Ik had er eigenlijk inhoudelijk iets meer van verwacht. Maar door het uitwisselen van ervaringen met andere raden, heb ik er in elk geval veel van opgestoken.’ Een gesprek met Dorothée Metzler (Cliëntenraad Limburg) over de cursus voor raadssecretarissen op 23 februari in Utrecht.
Dorothée Metzler is sinds juli 2010 lid en vanaf maart 2011 secretaris van de Cliëntenraad Limburg. ‘Ik was door omstandigheden in de WAO terechtgekomen en in één keer had ik niets meer om handen. Ik was als assistent Personeelszaken al gewend om mijn kennis over te dragen en mensen te helpen en deed dat graag. Die sociale contacten miste ik dus. Vandaar dat ik raadslid ben geworden en mij later op te geven als nieuwe secretaris.’
Het Limburgse raadslid moest op dat moment ook echt zelf het wiel uitvinden. ‘Er was door omstandigheden in onze raad geen overdracht van taken geweest, ook lag er geen functiebeschrijving klaar en was er geen archief. Het was kortom mij niet duidelijk welke bevoegdheden een secretaris van de cliëntenraad heeft. In die zin was de cursus voor alle raadssecretarissen zeer nuttig. Maar eigenlijk had ik verwacht dat er meer inhoudelijk over secretariaatszaken en opdrachten zou worden gesproken. Dat was helaas niet het geval. Misschien dat volgend jaar daar voorafgaand aan de cursus meer duidelijkheid over kan worden gegeven.’
Takenpakket
‘Door de uitwisseling van ervaringen met andere raadsleden ben ik achter veel dingen gekomen’, vertelt Dorothée verder. ‘Zo heb ik geleerd dat je als secretaris commissieleden kunt afvaardigen naar bijeenkomsten die op hun commissiewerk betrekking hebben. Bij ons was het eigenlijk altijd meer op basis van vrijwilligheid, terwijl andere raadssecretarissen mensen daarvoor aanwijzen die veel van het onderwerp weten. Dat hoort bij het takenpakket van de secretaris. Ook kon ik ervaringen uitwisselen over tijdbewaking en het maken en tussentijds aanpassen van een jaarplancyclus.’
Voicerecorder
‘Zelf kon ik mijn ervaringen delen met het gebruik van een voicerecorder. Ik heb zo’n apparaat na overleg met de raad aangeschaft om voor het uitwerken van de verslagen bepaalde vergaderingen te kunnen terughoren. Het voordeel daarvan is dat ik actief in de vergadering kan meedoen en alleen hoofdpunten hoef mee te schrijven. De rest kan ik terugluisteren via mijn voicerecorder. Uiteraard wis ik na gebruik het bandje, want ik gebruik de opnames alleen voor het uitwerken van het verslag. Hierdoor kan ik ook vaak al binnen twee dagen het verslag rondsturen. Andere raadssecretarissen vonden het gebruik van een voicerecorder een eyeopener.’
Het Limburgse raadslid moest op dat moment ook echt zelf het wiel uitvinden. ‘Er was door omstandigheden in onze raad geen overdracht van taken geweest, ook lag er geen functiebeschrijving klaar en was er geen archief. Het was kortom mij niet duidelijk welke bevoegdheden een secretaris van de cliëntenraad heeft. In die zin was de cursus voor alle raadssecretarissen zeer nuttig. Maar eigenlijk had ik verwacht dat er meer inhoudelijk over secretariaatszaken en opdrachten zou worden gesproken. Dat was helaas niet het geval. Misschien dat volgend jaar daar voorafgaand aan de cursus meer duidelijkheid over kan worden gegeven.’
Takenpakket
‘Door de uitwisseling van ervaringen met andere raadsleden ben ik achter veel dingen gekomen’, vertelt Dorothée verder. ‘Zo heb ik geleerd dat je als secretaris commissieleden kunt afvaardigen naar bijeenkomsten die op hun commissiewerk betrekking hebben. Bij ons was het eigenlijk altijd meer op basis van vrijwilligheid, terwijl andere raadssecretarissen mensen daarvoor aanwijzen die veel van het onderwerp weten. Dat hoort bij het takenpakket van de secretaris. Ook kon ik ervaringen uitwisselen over tijdbewaking en het maken en tussentijds aanpassen van een jaarplancyclus.’
Voicerecorder
‘Zelf kon ik mijn ervaringen delen met het gebruik van een voicerecorder. Ik heb zo’n apparaat na overleg met de raad aangeschaft om voor het uitwerken van de verslagen bepaalde vergaderingen te kunnen terughoren. Het voordeel daarvan is dat ik actief in de vergadering kan meedoen en alleen hoofdpunten hoef mee te schrijven. De rest kan ik terugluisteren via mijn voicerecorder. Uiteraard wis ik na gebruik het bandje, want ik gebruik de opnames alleen voor het uitwerken van het verslag. Hierdoor kan ik ook vaak al binnen twee dagen het verslag rondsturen. Andere raadssecretarissen vonden het gebruik van een voicerecorder een eyeopener.’
